Im Regelfall prüft die Schulleitung bei der Einteilung der Lehrkräfte zu Vertretungsstunden schrittweise, ob folgende Möglichkeiten bestehen und setzen diese dann entsprechend um.

1. Eine Lehrkraft der Klasse übernimmt die Unterrichtsstunde und erledigt die zur Verfügung gestellten Arbeitsaufträge oder hält eigenen Unterricht.
2. Eine andere Lehrkraft, die das ausfallende Fach unterrichtet, übernimmt die Stunde, erledigt die Arbeitsaufträge (die von der regulären Lehrkraft zur Verfügung gestellt werden), knüpft eventuell thematisch an die Vorstunde an, stellt eigene fachbezogene Aufgaben oder widmet sich dem Grundwissen dieses Faches.
3. Eine andere Lehrkraft, die gerade eine „Freistunde“ hat und deshalb zur Verfügung steht, wird eingeteilt und bearbeitet mit der Klasse die bereit gestellten Arbeitsaufträge.
4. Eine fachfremde Lehrkraft, welche die Klasse nicht unterrichtet, übernimmt die Unterrichtsstunde und erledigt mit der Klasse die Arbeitsaufträge.
5. Eine Lehrkraft, die zur Unterrichtsdifferenzierung eingesetzt wird oder als so genannte „Integrierte Lehrerreserve (ILR)“ zur Verfügung steht wird eingesetzt. Diese Lehrkraft wird von der Differenzierung in einer anderen Klasse oder von anderen Aufgaben entbunden und in die zu vertretende Klasse geplant. Sie übernimmt dann dort die anstehenden Arbeiten mit der Klasse.
6. Sollte eine Lehrkraft eines bereits vorab geteilten Unterrichts (z.B. im Fach Ernährung und Gesundheit oder Werken) ausfallen und die oben genannten Maßnahmen zur Verhinderung von Unterrichtsausfall bereits ausgeschöpft sein, wird der geteilte Unterricht wieder zusammengelegt, die Klasse im gesamten Klassenverband unterrichtet und damit der Unterricht gesichert.
7. Randstunden fallen erst dann ersatzlos aus, wenn durch die Maßnahmen 1. – 6. die Lehrkräfte bereits in Unterrichtsstunden eingebunden sind. Um den Unterrichtsausfall in diesen Randstunden zu minimieren, kann auf je zwei Bereitschaften in der ersten und sechsten Unterrichtsstunde zurückgegriffen werden.
8. Bei längerfristigen Erkrankungen von Lehrkräften wird zur Sicherstellung des Unterrichts, Wahlunterricht für die benötigte Zeit gekürzt und die damit frei werdende Lehrkraft in die Klasse als Vertretung geplant. Sollte Unterricht nur durch die Erhöhung des Stundenmaßes bei Teilzeitkollegen gesichert werden können, wird auch diese Option (nach Absprache mit den in Frage kommenden Kolleginnen und Kollegen) in Erwägung gezogen. Neben einer Aufstockung der Stundenzahl bei Teilzeitlehrkräften besteht auch die Möglichkeit auf externe Aushilfen zurückzugreifen.

Stunden- und Vertretungsplan

Der Vertretungs- und Stundenplanung wird mit Hilfe eines Computerprogramms (Untis) erstellt und durch regelmäßige Updates und Wartungsarbeiten auf dem aktuellsten Stand gehalten. Die wöchentlich zu erstellende Ausfallstatistik ergibt sich als Ausgabebericht aus dem Vertretungsplanungsprogramm.

Wenn es zu Abweichungen vom regulären Stundenplan kommt, werden diese im tagesaktuellen Stundenplan (=Vertretungsplan) angezeigt. Schülerinnen und Schüler, Eltern und Lehrkräfte können auf diesen via Schulmanager zugreifen oder ihn im Schulhaus über Bildschirme im Eingangsbereich einsehen.

Digitales Klassentagebuch

Mit unserem digitalen Klassenbuch verwalten wir Absenzen, Unterrichtsstoff und Hausaufgaben digital. Über Schnittstellen zu den Modulen „Krankmeldung“ und „Antrag auf Beurlaubung“ entfällt der manuelle Abgleich von Absenzen und Entschuldigungen. Das digitale Klassenbuch zeigt den Lehrkräften direkt an, welche Schüler unentschuldigt fehlen.
Per Klick erfassen wir fehlende Schülerinnen und Schüler. Die Lehrkräfte sehen im digitalen Klassenbuch die Schülerliste. Schülerinnen und Schüler, die vom Sekretariat oder durch die Eltern krankgemeldet bzw. beurlaubt wurden, sind bereits mit einem entsprechenden Hinweis als fehlend eingetragen. Unentschuldigt fehlende Schülerinnen und Schüler tragen sie nach, wodurch diese direkt dem Sekretariat gemeldet werden.

Die Veröffentlichung und Aktualisierung des Vertretungsplans erfolgt im Schulhaus auf je einem digitalen Schwarzen Brett im Lehrerzimmer und im Eingangsbereich der Schule. Als weitere Möglichkeit der Datenabfrage für Lehrkräfte dient das digitale Klassenbuch (Schulmanager), in dem alle aktuellen Stundenpläne eingesehen werden können. Dieses webbasierte Programm lässt eine Abfrage aller Stundenpläne von Lehrkräften, Klassen und Räumen überall zu.

Um den Unterrichtsausfall zu minimieren und gleichzeitig unsere Schüler/innen mit Unterrichtsinhalten sinnvoll zu beschäftigen, übernehmen zur Verfügung stehende Lehrkräfte frei werdende Unterrichtsstunden.

Hierbei werden einerseits Unterrichtsmaterialien vorab bereitgestellt, andererseits verfügen die Fachschaften über einen Aufgabenpool, auf den in Vertretungsstunden zurückgegriffen werden kann. Somit ist eine pädagogisch wertvolle Ausgestaltung der Vertretungsstunden gesichert.
Bei unmittelbarer Abwesenheit kann eine Lehrkraft mittels interner Nachrichtensysteme der Vertretungslehrkraft anstehende Arbeitsaufträge zusenden, die dann bearbeitet werden können.
Vertretungsstunden sollen grundsätzlich für das Üben und Vertiefen von Lehrplanthemen oder auch für fächerübergreifende Bildungs- und Erziehungsaufgaben genutzt werden.
Auch die Aufarbeitung von etwaigen Lern- bzw. Kompetenzlücken, die durch die Schulschließung bedingt sind, in den Fokus zu nehmen.

In Vertretungsstunden sollen keine Hausaufgaben angefertigt werden. Ebenso sollen keinen fachfremden Unterrichts-/Filme angeschaut werden.